Czas umyka? Oto błędy w planowaniu, które sama popełniałam
Wiesz, jak to jest. Budzisz się rano z najlepszymi intencjami – dziś będzie dzień produktywności! Robisz kawę, otwierasz kalendarz, nawet masz długopis z brokatem gotowy do notatek. A potem… nagle jest 17:00, a ty zastanawiasz się, co właściwie zrobiłaś przez cały dzień poza skrolowaniem, rozmową z kurierem i intensywnym myśleniem o tym, co zjesz na kolację.
No właśnie. Planowanie. Kocham planować. Kocham ładne kalendarze, zakreślacze i apki do organizacji życia. Ale wiecie co? I tak popełniam ciągle te same błędy. I czasem serio się śmieję przez łzy, bo plan planem, a życie i tak mówi: „poczekaj, mam lepszy pomysł”.
Pogadajmy szczerze – bez porad jak z korporacyjnego coachingu. Tylko dziewczyna do dziewczyny, kawa w dłoni, bałagan w tle.
Złudzenie czasu, czyli „to zajmie tylko 15 minut”
To chyba mój największy grzech planistyczny. W głowie wszystko idzie sprawnie: „Mail do szefowej? 5 minut. Zakupy? 20 minut. Artykuł? No, może godzinka max.”
Realnie? Mail piszę 40 minut, bo trzy razy zmieniam ton. Zakupy to spacer życia przez pięć alejek, plus plotki z sąsiadką. A artykuł… napiszę go po tym, jak sprawdzę, czy przypadkiem nie muszę najpierw posprzątać szafki pod zlewem. Wiecie, priorytety.
Zaczęłam więc dodawać +50% czasu do każdego zadania. I czasem nawet się wyrabiam! Albo przynajmniej nie jestem zaskoczona, że obiad to nie „szybkie 30 minut”, tylko kulinarna epopeja z przerwą na TikToka.
Mówienie „tak” wszystkiemu i wszystkim
Mam słabość do zgadzania się. „Pomożesz mi z prezentacją?” – jasne. „Wpadniesz na kawę o 13:00?” – pewnie, i tak mam wolne 10 minut między zoomami. „Możesz podrzucić mi dzieci?” – no co ty, z przyjemnością (zgrzyt).
Mój planer wyglądał jak pole bitwy z zadaniami innych ludzi. A potem się dziwię, że moje własne sprawy gdzieś się gubią między cudzymi priorytetami.
Uczenie się mówić „nie” to było jak przejście z dresów do dżinsów po zimie – niewygodne, ale konieczne. Teraz, zanim odpowiem, robię sobie mentalny „czy naprawdę mam na to przestrzeń?”. Jak nie – odmawiam. Delikatnie, z uśmiechem, czasem z memem. Ale odmawiam.
Multitasking – mit, który obaliłam w kuchni
Okej, Okej, wyobraź sobie mnie: gotuję makaron, odpisuję na służbowego Slacka, a w tle leci podcast o tym, jak być bardziej produktywną. Rezultat? Spalony garnek, dziwnie wysłana wiadomość „tak, zrobimy ten projekt z… makaronem?” i zero zapamiętanych treści z podcastu.
Multitasking brzmiał jak supermoc, a okazał się pułapką. Teraz robię jedną rzecz naraz. Naprawdę. Wiem, że to brzmi staroświecko, ale działa. Nawet jak piszę tego bloga, nie mam otwartych dziesięciu kart (tylko sześć, ale to i tak sukces).
Brak planu = chaos, ale też… dziwny smutek
Były takie dni – i wcale nie rzadko – kiedy budziłam się niby wypoczęta, kawa pachniała, telefon w dłoni… no i się zaczynało. „Zobaczę tylko na chwilę, co tam na Instagramie”. A potem: „Skoro już wzięłam telefon, to zerknę na maila, przecież to tylko trzy wiadomości”. Po drodze przypomniało mi się, że Basia wrzucała coś śmiesznego wczoraj wieczorem, więc „klik” – już jestem na Messengerze. I zanim się obejrzałam, minęły trzy godziny, a ja dalej w piżamie, z zimną kawą.
Wiesz, co jest w tym najgorsze? Nawet nie chodzi o to, że nic nie zrobiłam. Tylko że na koniec dnia miałam to dziwne uczucie… jakby dzień w ogóle się nie wydarzył. Ani nic konkretnego nie załatwiłam, ani nie odpoczęłam. Nawet nie mogłam powiedzieć, że „leżałam i relaksowałam się”. To był po prostu ciąg przerzutów uwagi, jakby ktoś przełączał kanały w mojej głowie co 30 sekund.
I wtedy wpadłam na pomysł, który – o dziwo – działa do dziś: trzy zadania dziennie. Serio. Nie dziesięć, nie osiemnaście. Trzy. Czasem nawet dwa, jak czuję, że dzień będzie intensywny albo po prostu chcę mieć przestrzeń na życie (czytaj: sprzątanie lodówki i szukanie sensu w życiu między jednym serialem a drugim).
Klucz? Te zadania muszą być konkretne. Nie „popracować nad projektem”, tylko: „napisać wstęp do prezentacji”. Nie „zrobić zakupy”, tylko: „kupić mleko, papier toaletowy i awokado, które nie jest zielone jak granat”.
I wiesz co? Jak skreślam ostatnie z tych trzech punktów, to naprawdę mam poczucie, że zrobiłam coś ważnego. Nawet jeśli potem przegapiłam pół dnia w dresach z maską na twarzy i serialem w tle. Przynajmniej wiem, że zrobiłam to, co sobie założyłam. A reszta? No cóż, czasem planem jest też „nie planować wszystkiego”.
Brak planu = chaos, ale też… dziwny smutek
Były dni – i nie mówię tu o jakimś dalekim „kiedyś”, tylko serio, jeszcze całkiem niedawno – kiedy cały mój dzień rozpadał się zanim zdążyłam wyjąć nogę spod kołdry. Zaczynałam od „tylko chwilkę na telefonie”, a potem… no cóż. Scrollowanie. Najpierw Instagram – bo przecież trzeba sprawdzić, co nowego. Potem szybki przeskok na TikToka, „tylko jeden filmik”, który magicznie przeradzał się w trzydzieści. Gdy już się ocknęłam, że wypadałoby coś zrobić, otwierałam maile. Przeglądałam je z miną Sherlocka Holmesa, ale bez konkretnej akcji. Odpowiedziałam może na jeden, za to kliknęłam w pięć newsletterów o rzeczach, których wcale nie potrzebuję.
Potem jeszcze szybka myśl: „Zobaczę, co u dziewczyn”, bo przecież kontakt to ważna rzecz. I zanim się obejrzałam, była siedemnasta. Na zegarku wieczór, w sercu lekka panika, a w głowie myśl: „co ja właściwie dzisiaj zrobiłam?”. Ani nie odpoczęłam, bo cały czas coś „migało”. Ani nie popracowałam, bo nic nie skończyłam. Po prostu – dzień wyparował. Jak zapomniane pranie w pralce. Niby coś było, ale nikt tego nie zauważył.
Wtedy przyszedł moment szczerości. Sama ze sobą. Usiadłam z notesem (tym samym, którego używałam głównie do ładnych zdjęć na Insta) i zapisałam tylko trzy rzeczy, które chciałabym danego dnia zrobić. Tylko trzy. Czasem nawet dwie, bo mam takie dni, że „żyć i nie zwariować” to już ogromne osiągnięcie.
Ale to działa. Te zadania są konkretne. Żadnych ogólników typu „ogarnięcie życia”. Tylko coś, co można skreślić. „Zadzwonić do dentysty i umówić wizytę”, „zrobić przelew za mieszkanie”, „napisać tekst do połowy”.
I wiesz co? Kiedy na koniec dnia patrzę na te trzy skreślone punkty – czuję się lepiej. Jakbym odzyskała kontrolę, choćby odrobinkę. Nie muszę już mieć listy „TO DO” dłuższej niż kolejka do gastro w piątkowy wieczór. Nie muszę robić WSZYSTKIEGO. Wystarczy, że zrobię te trzy rzeczy. Reszta może się wydarzyć – albo nie.
Więc co działa, choć czasem też się sypie?
Nie będę ściemniać – nie jestem żadną mistrzynią organizacji. Nie mam magicznej aplikacji, która rozwiązuje życie, nie medytuję o piątej rano (bo o tej godzinie śpię jak beton), i zdecydowanie miewam dni, kiedy jedynym zaplanowanym punktem jest… „przetrwać”.
Ale przez te wszystkie próby i błędy wypracowałam kilka rzeczy, które – przysięgam – ratują mój dzień od totalnej rozsypki.
Kiedyś planowałam dzień jak maraton superbohaterki: 9:00 – praca, 10:00 – spotkanie, 11:00 – obiad, 11:15 – uratowanie świata. Brakowało mi tylko peleryny i energii, żeby to wszystko udźwignąć. Teraz celowo zostawiam sobie bufor. Dodaję kwadrans, pół godziny, czasem nawet godzinę „na nieprzewidziane” – bo serio, zawsze coś wyskoczy. A jak nie wyskoczy? Mam czas na zrobienie sobie herbaty i pogadanie z kotem. Win-win.
Kiedy ktoś prosi o „małą przysługę”, mózg mi krzyczy: „Zrób to! Nie bądź niemiła!”. Ale teraz robię głęboki wdech, czasem odkładam odpowiedź na chwilę, żeby móc świadomie wybrać. Bo każda „mała rzecz” to kawałek mojego czasu, który mogę przeznaczyć na własne sprawy – albo na siedzenie z kawą w ciszy, co czasem jest równie ważne jak wielki projekt.
Zrezygnowałam z ogromnych list „do zrobienia”, które wyglądały jak rozpiska na trzy tygodnie, a nie jeden dzień. Teraz zapisuję tylko te rzeczy, które są naprawdę ważne. Dwie, trzy, maksymalnie cztery. Dzięki temu nie czuję presji i nie mam wrażenia, że już od rana jestem spóźniona na własne życie.
Kiedyś miałam w sobie taką ambicję: „Zrobię wszystko, a potem odpocznę!”. I kończyło się tym, że zasypiałam przy stole, zanim „potem” w ogóle nastąpiło. Teraz robię sobie przerwy tak, jak robi się herbatę – regularnie, z troską i najlepiej z ciastkiem. Pięć minut patrzenia przez okno albo kilka głębokich oddechów potrafią naprawdę zresetować mózg.
I co najważniejsze – nie zawsze wszystko wychodzi. Czasem zapomnę, czasem się nie chce, czasem życie po prostu się rozlewa jak zupa w mikrofali. Ale wiecie co? To też jest okej. Bo jutro znów mogę spróbować. Od nowa. Z nowym planem. Albo bez planu, tylko z kubkiem kawy i nadzieją, że dziś chociaż zdążę z jednym małym zadaniem. I to też będzie sukces.
Na koniec – nie musisz być perfekcyjna
Nie wiem, jak Ty, ale ja długo myślałam, że planowanie to taka sztuka dla wybranych. Dla ludzi z kolorowymi kalendarzami, idealnie ułożonymi porankami i codzienną medytacją o świcie. Ale prawda jest taka, że planowanie to nie konkurs. To nie wyścig, w którym wygrywa ten, kto zrobi najwięcej, najlepiej i bezbłędnie.
Dla mnie planowanie to raczej sztuka dogadywania się ze sobą. To momenty, kiedy siadam z kubkiem kawy i myślę: „Dobra, co dziś naprawdę ma znaczenie?”. Czasem to będzie prezentacja do pracy, a czasem ogarnięcie kuchni i zadzwonienie do mamy.
I choć nadal zdarza mi się przegapić czas, zbyt optymistycznie zaplanować dzień albo wpaść w wir robienia „wszystkiego i niczego”, to coraz częściej potrafię też powiedzieć sobie: „Zrobiłaś, co mogłaś. A reszta? Jutro też jest dzień.”
Więc jeśli masz wrażenie, że Twoje plany ciągle się rozsypują – witaj w klubie. Można być nieidealną, trochę rozkojarzoną, czasem zmęczoną, a mimo to – krok po kroku – ogarniać swoje życie. Po swojemu. Z humorem. Z czułością. I z planem, który zostawia miejsce na oddech.